Recientemente he pensado que quizás escribiendo un poco mi experiencia puedo ayudar a a las personas que aún dudan sobre si incluir o no PowerBI dentro del área financiera de la empresa.

En mi caso particular, cuando llegué al mundo de control financiero hace 5 años, desde el primer momento me encantó la cantidad de datos disponibles y me enamoró la idea de los reportes y análisis tan interesantes que podría construir utilizando Power BI. Ya conocía la herramienta porque venía de un área más técnica.

Aunque todos los que estamos en el mundo de Power BI sabemos los esfuerzos que lleva preparar y montar un report. También sabemos los beneficios que se consiguen y lo eficiente que se vuelven algunas tareas. Pero si algo debo destacar es que además de los esfuerzos técnicos, analíticos y de comprensión de la información. Tuve que añadir el esfuerzo de convencer a jefes que quizás no conocían lo potente de la herramienta. Sabía que implicaba un cambio, pero estaba segura de que merecía la pena, así que no dudé en ser persistente.

Siempre tuve la certeza que, si me daban la oportunidad, quedarían encantados y no volveríamos atrás. Y así ha sido en las diferentes áreas donde logramos implantarlo como modelo de reporte.

Situación Inicial

Dentro de los diferentes puestos que he trabajado durante estos años. La situación inicial siempre fue muy parecida.

• Se hacía todo con Excel y PPT. Por lo que había enormes cantidades de ellos.
• Era necesario preparar muchos datos e información para realizar entregas de reportes mensuales.
• Se cuadraba muchas formulas y se utilizaban varios ficheros de diferentes fuentes.
• El tema de tiempo suponía a veces esfuerzos tediosos y poco eficientes. Involucrando varías horas de trabajo.
• El error humano al momento de hacer cálculos tenía mayor presencia.
• Si querías ver un histórico tenías que ir a subcarpetas o carpetas de otros meses o años. Y abrir varios ficheros a la vez.

Por todo ello lo que lo que debería ser nuestras tareas más importantes nos pillaba un poco apretados de tiempos.

El análisis de la información y los KPI. El contacto con las áreas involucradas para entender el seguimiento o cumplimiento de los datos. El tener claras las explicaciones de cara a las variaciones observadas. Eran sin duda lo que debíamos dedicar más tiempo. La cuestión es que llegaba a ese momento con la mente agotada. De ahí surgió la necesidad de trabajar en detalles del reporte que podían estar automatizados y usar unos cuadros de mando que facilitaran el trabajo.

Situación Transitoria

Una vez aceptada la propuesta de seguir adelante con PowerBI, empezamos a trabajar en ello. Mientras se montaba y se podía poner en producción tuvimos que trabajar en paralelo con el método tradicional. Esto implicó un esfuerzo mayor de forma temportal. La preparación de los datos y del informe tomó su tiempo y muchas revisiones. En esta parte aprendes mucho más sobre la herramienta. Así que si te gusta este mundo te diviertes viendo los resultados conseguidos. Y de repente ¡Voila! el cuadro de mando queda montado y todo ha merecido la pena.

Situación Actual

Ahora, todo ha cambiado para mejor. Solo debemos hacer actualizaciones puntuales y pequeños mantenimientos si queremos incluir o quitar algo.

• Los tiempos de ver un informe, con todas las métricas que queremos y listo para analizar se han reducido significativamente.
• La parte de poder consultar el histórico o ver que ocurría en años anteriores ha visto una reducción del tiempo de más del 90%.
• Se tiene toda la info a la mano en un solo sitio y solo cambiando de pestaña o filtros puedes acceder a diferentes datos de fechas, empresas, países o tipos de gastos.
• Adicionalmente la información es visualmente muy agradable y mucho más bonita.
• La herramienta te facilita mucho el análisis y minimiza los errores humanos.
• La mejora en la eficiencia de trabajo es también muy significativa. Permitiendo dedicar más tiempo al análisis y explicación de la información que a la preparación de esta.
• Las comparativas YoY o YTD son al instante.
• Los rangos superiores están contentos con los resultados obtenidos, aunque como es de esperar “siempre quieren más”, pero esto es tema de otra publicación.

Espero mi experiencia haya despertado el interés por usar más esta herramienta. Y si tienen alguna duda pueden escribirme. Si está a mi alcance estaré encantada de ayudarles.

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